Filipiak Babicz Legal
Wróć do kariery

Kierownik Biura (Office Manager)

Poznań

Filipiak Babicz Legal poszukuje osoby, która będzie czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem biura kancelarii oraz zachodzących w nim procesów administracyjnych.

 

Kim jesteśmy?

Filipiak Babicz Legal Spółka komandytowa jest jedną z największych kancelarii w Polsce, posiada biura w Poznaniu oraz w Warszawie. Na rynku usług prawnych kancelaria działa od ponad 15 lat a nasz zespół liczy ok. 80 pracowników. W codziennej pracy skupiamy się wokół wartości takich jak partnerstwo, zaufanie i zaangażowanie. Realizujemy wspólny cel jakim jest rozwój kancelarii oraz każdego z nas. Mówimy do siebie po imieniu, w codziennej pracy nie narzucamy sztywnego dress code. Jesteśmy uważni na nasze otoczenie społeczne, na które chcemy mieć pozytywny wpływ. Naszą tożsamość buduje także aktywne uczestniczenie w życiu kulturalnym, w tym inicjatywy podejmowane z rodzimymi artystami oraz Muzeum Narodowym w Poznaniu.

 

Do Twoich zadań będzie należeć:

  • organizacja pracy zespołu sekretariatu kancelarii (ok. 2-3 osób),
  • nadzór nad prawidłowym i terminowym obiegiem dokumentów, w tym zarządzanie elektroniczną i papierową korespondencją przychodzącą i wychodzącą,
  • tworzenie i wdrażanie odpowiednich procedur (w tym dotyczących odbywania podróży służbowych),
  • organizowanie i rozliczanie podróży służbowych,
  • prowadzenie i aktualizacja odpowiednich baz oraz rejestrów (np. kart dostępu do biura, telefonów służbowych, sprzętu komputerowego),
  • zarządzanie przestrzenią biurową, wdrażanie strategii maksymalizujących wykorzystanie przestrzeni, przygotowywanie miejsc pracy dla nowych pracowników,
  • zamawianie i gospodarowanie materiałami niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania biura (np. biurowymi, spożywczymi, chemicznymi),
  • współpraca i administrowanie umowami z zarządcą budynku biurowego, serwisami technicznymi, dostawcami usług i produktów, podwykonawcami (IT, sprzętu, materiałów biurowych, usług sprzątających itp.),
  • zarządzanie procesem archiwizacji dokumentacji,
  • kontrola budżetu biurowego, w tym rozliczanie faktur związanych z działaniem sekretariatu,
  • wspieranie zarządu i pracowników w codziennych czynnościach biurowych i administracyjnych – przygotowywanie i drukowanie raportów, dokumentacji, pism itp., rozwiązywanie bieżących problemów z obszaru organizacja i administracja biura,
  • współorganizacja eventów firmowych,
  • wspieranie rzetelnej i prawidłowej komunikacji pomiędzy pracownikami kancelarii,
  • współpraca z pozostałymi działami administracyjnymi kancelarii, tj. z działem HR, z działem finansowym i działem komunikacji i marketingu.

Nasze potrzeby/ oczekiwania:

  • doświadczenie na stanowisku kierownik biura w firmie zatrudniającej pow. 50 pracowników (dodatkowym atutem będzie doświadczenie w branży prawnej),
  • wysoki poziom komunikatywności, otwartość, efektywne przekazywanie i odbieranie informacji,
  • bardzo dobra organizacja czasu pracy, umiejętność pracy wielowątkowej i określania priorytetów,
  • doświadczenie w zarządzaniu zespołem,
  • dbałość o porządek i terminowość,
  • proaktywność i postawa zorientowana na poszukiwanie rozwiązań,
  • odpowiedzialność za rezultat podejmowanych decyzji,
  • znajomość języka angielskiego w stopniu pozwalającym na profesjonalne budowanie i utrzymywanie relacji telefonicznych i mailowych z Klientami.

Co oferujemy?

  • umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w trybie stacjonarnym,
  • przestrzeń na samodzielność i rozwój zawodowy oraz osobisty poprzez udział
    w wewnętrznych inicjatywach, spotkaniach integracyjnych, szkoleniach, działaniach CSR,
  • pakiet benefitowo-motywacyjny obejmujący dofinansowanie do karty Multisport, ubezpieczenia medycznego, lektoraty z języka angielskiego.

Co zrobić?
Aplikuj za pomocą poniższego formularza!
W tytule wiadomości prosimy wpisać Kierownik Biura (Office Manager).

Informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi kandydatami.

Twoje dane osobowe jakie zamieścisz dokumentacji będziemy przetwarzać jedynie na potrzeby procesu rekrutacyjnego. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 RODO. Dane usuniemy po zakończeniu procesu rekrutacji na ww. stanowisko. Odbiorcami danych będą jedynie podmioty, które zapewniają dla nas IT. Masz prawo do dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, żądania usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Masz też prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Przysługuje Ci również prawo do złożenia skargi do organu nadzoru (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

 

CZEKAMY NA CIEBIE!


Prześlij nam swoje CV!

"*" oznacza pola wymagane

Maks. rozmiar pliku: 50 MB.