16.08.2018

Spory sądowe w zakładzie ubezpieczeń – rola compliance

Ze względu na charakterystykę funkcji compliance i jej znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania zakładu ubezpieczeń, właściwe wdrożenie stosownych mechanizmów ochronnych nie powinno być bagatelizowane, a w konsekwencji a w konsekwencji może przynieść nawet wymierne korzyści.

Obecnie, z uwagi na liczne regulacje prawne (za wyjątkiem rynku ubezpieczeniowego, gdzie ciągle oczekuje się wejścia w życie dyrektywy Solvency II), większość instytucji finansowych funkcjonujących na rynkach regulowanych z konieczności zatrudnia osoby pełniące funkcję „compliance officer’a”, powierzając im tym samym odpowiedzialność za kwestie działania zgodnego z prawem i standardami etycznymi oraz wszelkimi przyjętymi regulacjami wewnętrznymi (pisaliśmy o tym tutaj).

Nierzadko jednak, zadania te pełni prawnik/radca prawny zatrudniony w instytucji finansowej. Wynika to z przyjęcia założenia, że sama zgodność jest w istocie kwestią prawną i to właśnie na nim spoczywa obowiązek udzielenia rekomendacji, czy zajęcia stosownego stanowiska w kwestiach prawnych lub około-prawnych. Niejednokrotnie zdarza się również, że rola compliance przynależy niejako do departamentu prawnego, bowiem funkcję tę pełni właśnie któryś z zatrudnionych tam prawników. Najłatwiej też ocenić umiejscowienie funkcji compliance przez pokazanie jaką drogę, pokonuje przygotowany przez dział compliance raport. Wszystko zależy od tego, do kogo jest ostatecznie adresowany, jeśli skierowany jest do radcy prawnego, można zaryzykować twierdzenie, że wolą zarządu było przyporządkowanie funkcji compliance działowi prawnemu, jeśli natomiast raport przekazywany jest bezpośrednio do zarządu, prawdopodobnie compliance jest bardziej niezależny. Trzecią opcją może być raportowanie jednocześnie bezpośrednio do Zarządu, jak i radcy prawnego.

Żadne z powyższych rozwiązań ze swej istoty, nie jest ani dobre, ani złe. Wiele zależy bowiem od natury prowadzonego biznesu, otoczenia prawnego oraz cech i zdolności jednostek pełniących funkcję radcy prawnego oraz compliance.

Odpowiedzialność za kwestie prawne

Z drugiej strony, niewątpliwie naturalnym jest, że w każdym zakładzie ubezpieczeń wszelkie kwestie prawne (m.in. wydawanie opinii prawnych, prowadzenie toczących się postępowań administracyjnych, przygotowywanie i analiza prawna zawieranych umów) rozstrzygane są merytorycznie w dziale lub departamencie prawnym. Także wszelkie ewentualne spory sądowe, w których zakład ubezpieczeń jest stroną, również przynależą do pracowników działu, czy też departamentu prawnego. Decyzje biznesowe w sytuacji, gdy zakład ubezpieczeń jest stroną pozwaną podejmowane są przez zarząd zakładu ubezpieczeń, niemniej nie wydaje się rozsądne podejmowanie takich decyzji bez wsparcia zatrudnionych prawników.

Definitywne obsadzenie funkcji compliance w strukturze organizacyjnej zakładu ubezpieczeń zapewne przyniesie dyrektywa Solvency II, ale obecnie, jak się wydaje, większość zakładów ubezpieczeń zabezpieczyła posiadanie funkcji compliance. Zwłaszcza jeżeli weźmie się pod uwagę, że nadzór ubezpieczeniowy Komisji Nadzoru Finansowego uwzględnia tę funkcję, jako kluczową dla podmiotów rynku ubezpieczeniowego.

Celem niniejszego artykułu nie jest wskazywanie na obszary działań i zainteresowania compliance, ale warto wspomnieć, że chodzi tu m.in o zapewnienie zgodności postępowania zakładu ubezpieczeń z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i przyjętymi przez ten podmiot standardami postępowania, dotyczącymi w szczególności: zapobiegania angażowaniu w działalność niezgodną z przepisami, zarządzania konfliktem interesów, tajemnicy zawodowej, wprowadzenia do oferty nowych produktów, czasem przetwarzania danych osobowych oraz szkolenia pracowników. Nie można jednak nie zauważyć, że w ostatnim czasie rola funkcji compliance, niewątpliwie stała się niezmiernie istotnym wzmocnieniem we wspieraniu spółek w wykrywaniu i zapobieganiu działania niezgodnego z prawem.

Spory sądowe w zakładzie ubezpieczeń – obszar istotny dla compliance?

Powyżej wskazano, że postępowania sądowe, co do zasady, zostały przypisane do działów prawnych zakładów ubezpieczeń (za wyjątkiem sytuacji, w której usługi takie zostało zlecone na zewnątrz). Jednocześnie teoria i praktyka pokazują, że funkcję compliance często pełni osoba bez wykształcenia prawniczego. Przy założeniu jednak, że „compliance officer” jest jednocześnie prawnikiem, to pojawia się pytanie, czy nadal powinno istnieć jakiekolwiek zaangażowanie ze strony compliance w spory sądowe? Okazuje się, że wszelkiego rodzaju toczące się postępowania nie powinny być przez funkcję compliance lekceważone. I to nie tylko te postępowania, w których konkretny zakład ubezpieczeń jest stroną, ale również te, w których stroną jest inny zakład ubezpieczeń a rozstrzygnięcia w danej sprawie mogą mieć bezpośrednie znaczenie dla pozostałych podmiotów tego samego rynku.

Koordynacja spraw istotnych – zaangażowanie kilku departamentów

W sytuacji wystąpienia jednego, bądź kilku postępowań sądowych o istotnym, nie tylko materialnym skutku dla zakładu ubezpieczeń, konieczna jest koordynacja dokonanych oraz planowanych działań wobec tych postępowań.

Konieczne może okazać się zaangażowanie kilku departamentów do prac nad danym postępowaniem. Marketing będzie odpowiedzialny za współpracę z mediami w przypadku, gdy dana sprawa nabierze charakteru „medialnego”, dział/departament reklamacji i skarg może zweryfikować, czy zanim klient skorzystał z drogi sądowej, nie zwracał się do zakładu ubezpieczeń z roszczeniem oraz ilu klientów może z podobnym roszczeniem zwrócić się do zakładu ubezpieczeń. Zespół prawników samodzielnie lub z pomocą kancelarii zewnętrznej będzie przygotowywał linię obrony i zbierał argumenty na poparcie swoich tez.

Z kolei, nic nie stoi na przeszkodzie, aby dział compliance koordynował te prace, tym bardziej jeśli w danym zakładzie ubezpieczeń funkcjonuje ciało w postaci komitetu compliance, audytu czy ryzyka, na których obecność „compliance oficera” jest obowiązkowa. Można wtedy w formie kompleksowej i syntetycznej przedstawić zarządowi aktualny stan prac, proponowane działania i problemy oraz kwestie wymagające podjęcia decyzji biznesowej.

Monitorowanie zmian w otoczeniu prawno-regulacyjnym

Przy uznaniu za uzasadnione i słuszne zaangażowanie compliance w toczące się postępowania sądowe, w których zakład ubezpieczeń jest stroną, do zadań compliance można zaliczyć również monitorowanie takich spraw, które bezpośrednio go nie dotyczą, ale rozstrzygnięcie w danej sprawie może znacząco wpłynąć na prowadzenie działalności przez ten zakład ubezpieczeń. Rolą compliance w tym zakresie może być bieżące monitorowanie innych, istotnych spraw sądowych przez analizę doniesień medialnych oraz sygnałów dochodzących od innych przedstawicieli tego samego segmentu rynku. Tytułem przykładu, można wskazać, że dla funkcji compliance w zakładzie ubezpieczeń bardzo znaczący jest rejestr klauzul abuzywnych prowadzonych przez UOKIK. O ile można postawić tezę, że obecnie rejestr ten nie jest doskonały, jednakże jest wiążący, a wpisane do rejestru klauzule mogą mieć zastosowanie do innego podmiotu, który tożsame klauzule stosuje.

Raportowanie

Kolejnym argumentem, który przemawia za koniecznością zaangażowania compliance w sprawy sądowe (oraz administracyjne) jest kwestia raportowania. Nie chodzi tu jedynie o udowodnienie zarządowi, że dział compliance jest świadomy wszelkich istotnych spraw prawnych, Z metodologii dotyczących compliance zdaje się wynikać, iż sprawy sądowe (litigation/court cases) są jednym z ważniejszych elementów pracy „compliance oficera”. Znajomość wartości przedmiotu sporu, możliwości wygrania danego procesu oraz zmieniających się trendów w otoczeniu prawno-sądowym nie powinna pozostawać bez znaczenia dla akcjonariusza zakładu ubezpieczeń. Dużą rolę można w tym zakresie przypisać funkcji compliance.

Inne podejście – szersza perspektywa compliance

Na zakończenie warto dodać, że z charakterystyki compliance, osoba pełniąca tę funkcję powinna cechować się naturalną skłonnością do odnajdywania szerszej perspektywy danego problemu i swoistego planowania na przyszłość.

Nie trudno przypisać ogromną rolę zespołu prawników w prowadzeniu biznesu przez zakład ubezpieczeń, jednak z uwagi na pełnione zadania, często właśnie oczekiwania wobec compliance dotyczącą wychodzenia naprzeciw problemom i prowadzenia działań mitygujących i zapobiegających naruszeniu prawa. W przypadku sporów sądowych może to być np. dokonanie analizy, ile innych klientów zakładu ubezpieczeń jest w podobnej sytuacji i byłoby chętnych również wytoczyć podobne powództwo.

Zakładom ubezpieczeń, sporów sądowych trudno jest uniknąć. Jednak ze względu na charakterystykę funkcji compliance i znaczenie dla zakładu ubezpieczeń, jej zaangażowanie w toczące się postępowania sądowe nie powinno być bagatelizowane, a w konsekwencji może przynieść nawet wymierne korzyści.

Zobacz także:
04.06.2019

Odpowiedzialność karna compliance officera

29.04.2019

Odpowiedzialność za powołanie komitetu audytu z naruszeniem przepisów

19.03.2019

Rewolucyjne zmiany w zakresie odpowiedzialności karnej na gruncie tzw. „ustawy deweloperskiej”

16.01.2019

Compliance w firmie – standard czy zbędny „gadżet”

08.01.2019

Rząd przyjął projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

21.12.2018

Ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych – coraz bardziej radykalna

09.08.2018

Split payment – nowe możliwości i zagrożenia

09.07.2018

Wewnętrzne procedury antykorupcyjne – strata czasu czy dobra inwestycja?