Zmiany w odbywaniu posiedzeń organów spółek kapitałowych i ich protokołowaniu w świetle projektu nowelizacji KSH

Najnowszy projekt nowelizacji KSH uzupełnia luki związane z odbywaniem i protokołowaniem posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółki z o.o. oraz spółki akcyjnej. O ile intencja zmian jest dobra, projekt wprowadza duże zamieszanie w przepisach i niejednolitość regulacji.

Planowana nowelizacja kodeksu spółek handlowych, obok najbardziej doniosłej zmiany w zakresie wprowadzenia prawa grup spółek, zamierza też zmodyfikować przepisy dotyczące odbywania posiedzeń organów spółek kapitałowych, a także protokołowania przebiegu tych posiedzeń. Przepisy ujednolicają materię w tym zakresie – przewidują m.in. obowiązek protokołowania przebiegu posiedzenia zarządu, obowiązek sporządzenia protokołu w przypadku podejmowania przez radę nadzorczą uchwał przy pomocy środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Robi to jednak w sposób dość nieuporządkowany, co sprawia, że odnalezienie się w nowych regulacjach może sprawiać niemałe problemy. Poniżej przedstawione zostaną zasady odbywania i protokołowania posiedzeń poszczególnych organów z uwzględnieniem aktualnej wersji nowelizacji.

Przepisy dotyczące podejmowania uchwał przez organy spółek kapitałowych, a także zasady ich protokołowania można rozpatrzeć pod kątem 4 kryteriów:

• Czy przepisy przewidują protokołowanie uchwał podjętych w zwykłym trybie;
• Czy można brać w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość?
• Czy można podejmować uchwały przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (jest to nieco inne uprawnienie niż w pkt 2 powyżej)?
• Czy przepisy przewidują protokołowanie uchwał podjętych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość?

Obecnie, wskutek nowelizacji, odpowiedź na wszystkie powyższe pytania w odniesieniu do obu spółek kapitałowych jest pozytywna. W tym względzie nowelizację należy ocenić pozytywnie, ponieważ skuteczne usunęła ona istniejące luki w tym zakresie. Przykładowo:

• wprowadzono przepis przewidujący protokołowanie uchwał zarządu sp. z o.o., zarówno tych podjętych w zwykłym trybie, jak i za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość; protokół powinien zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały; w protokole zaznacza się również zdania odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem; protokół podpisują obecni członkowie zarządu;
• w przypadku sporządzania protokołu z posiedzenia zarządu w sp. z o.o. przewidziano odpowiednie stosowanie przepisu dot. protokołu z posiedzenia zarządu (w spółce akcyjnej było to już wcześniej przewidziane);
• w przypadku uchwał rady nadzorczej spółki z o.o. przewidziano, że uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (w spółce akcyjnej było to już wcześniej przewidziane).

Wprowadzono też zasadę, że uchwały rady nadzorczej podejmowane są w głosowaniu jawnym, nie przewidziano jednak takiej regulacji w przypadku uchwał zarządu. Projektodawca postanowił też bardzo szczegółowo opisać sposób zwoływania posiedzenia rady nadzorczej oraz sposób jej procedowania. Regulacja te bardzo przypomina funkcjonowanie zgromadzeń wspólników i akcjonariuszy. Przykładowo, rada nadzorcza będzie mogła podejmować podczas posiedzenia uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi. Rada nadzorcza będzie mogła odbywać posiedzenia również bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie wyrażą na to zgodę oraz nie zgłoszą sprzeciwu dotyczącego wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

W spółce z o.o. przewidziano też możliwość żądania zwołania posiedzenia rady przez członka zarządu – rozwiązanie to było już przewidziane w spółce akcyjnej.

Nie można się jednak oprzeć wrażeniu, że sposób dokonywanych zmian jest chaotyczny, raczej budzący skojarzenia podejmowania spontanicznych decyzji, niż zaplanowanego procesu legislacyjnego. Umiejscowienie przepisów względem siebie jest różne (przykładowo art. 208 i planowany art. 208¹ k.s.h. w spółce z o.o., a z drugiej strony art. 371 oraz 376 k.s.h. dot. spółki akcyjnej). Przepisy nie są podzielone na artykuły w jednolity sposób (przykładowo planowany art. 221¹ k.s.h. oraz art. 222 k.s.h. w przypadku spółki z o.o. oraz art. 388 k.s.h., 389 k.s.h. oraz 391 k.s.h. w spółce akcyjnej). Sprawia to, że łatwo odnieść wrażenie, że regulacja jest niespójna i niekonsekwentna. Należałoby więc przeformułować powyższe przepisy w taki sposób, aby regulacje dotyczące tych samych organów w obu spółkach były spójne i jak najbardziej do siebie zbliżone.

Można się spodziewać, że wskutek wprowadzenia regulacji protokołowania uchwał podejmowanych za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w spółce z o.o. oraz zwiększającego się zainteresowania i wykorzystania podpisów elektronicznych oraz innych narzędzi umożliwiających elektroniczne poświadczanie dokumentów, protokoły obejmujące takie uchwały przyjmować będą formę protokołu elektronicznego, podpisanego z wykorzystaniem właśnie podpisu elektronicznego lub podobnego narzędzia.

Zdjęcie Jo_Johnston z Pixabay