Compliance w ostatnim czasie stał się przedmiotem szerszego zainteresowania przedsiębiorców i szeroko rozumianego biznesu. Jest to konsekwencją zaawansowanych prac legislacyjnych, które pośrednio wymuszają podjęcie określonych działań właśnie w zakresie dostosowania funkcjonowania prowadzonej działalności gospodarczej do wymogów tzw. regulatora (ustawodawcy).
Compliance – co to takiego?
Zanim szerzej zostanie przedstawiony omawiany problem, warto wyjaśnić czym w ogóle jest compliance. W dosłownym tłumaczeniu jest to zapewnienie zgodności z obowiązującymi regulacjami. Nie oznacza to jednak, że funkcja compliance ogranicza się wyłącznie do aplikacji stosowanych rozwiązań prawnych w ramach danego przedsiębiorstwa. Zapewnienie zgodności odbywa się bowiem na wielu płaszczyznach, a regulacje ustawowe bardzo często stanowią jedynie swoisty drogowskaz, który wskazuje zakładany cel.
Wzmożona dyskusja nad wprowadzeniem compliance w Polsce trwa w zasadzie od 2017 r. kiedy to rozpoczęto prace nad ustawą o jawności życia publicznego. Wprawdzie prace nad tamtym aktem prawnym zostały zawieszone, to część rozwiązań, w tym także z zakresu compliance, została przeniesiona do nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. Nie ulega jednak wątpliwości, że niezależnie od tego, który akt będzie regulował tą kwestię, funkcja compliance będzie standardem w 2019 r.
Realizacja obowiązków z zakresu compliance może odbywać się na wiele sposobów i w dużej mierze zależy od struktury przedsiębiorstwa i od modelu prowadzonej działalności. Nie zmienia to jednak faktu, że brak odpowiednich procedur wewnętrznych oraz osób, które będą czuwały nad ich przestrzeganiem rodzi znaczne ryzyko po stronie przedsiębiorcy. Chodzi tutaj przede wszystkim o możliwość pociągnięcia podmiotu zbiorowego (w zasadzie wszystkie przedsiębiorstwa, z wyłączeniem mikroprzedsiębiorców) do odpowiedzialności quasi-karnej oraz odpowiedzialności finansowej (więcej na ten temat pisaliśmy tutaj).
Compliance jako standard
Niezależnie jednak od powyższego ryzyka, pojawia się pytanie, czy potrzebna jest tak dalece idąca ingerencja państwa aby doszło do wymuszenia na przedsiębiorcach wdrożenia funkcji wspierającej kadrę zarządzającą w prowadzeniu działalności zgodnie z przepisami prawa, przyjętymi w biznesie uczciwymi praktykami czy normami etycznymi? Czy rzeczywiście prowadzenie biznesu w sposób uczciwy musi być wymuszone nadmiarem regulacji?
Odpowiedź na to pytanie nie należy do łatwych. Warto jednak w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na korzyści płynące z wdrożenia funkcji compliance, a odpowiedź na powyższe pytanie pojawi się sama.
Zadaniem funkcji zgodności jest wsparcie kadry zarządzającej oraz całego przedsiębiorstwa w prowadzonej działalności. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości (niezależnie od sposobu jej wykrycia) compliance będzie nadzorował proces zarządzenia niezgodnością oraz wdrażał procesy zapobiegające ich występowaniu. Zadaniem osób zajmujących się zadaniami z zakresu compliance będzie szkolenie zespołu pracowników jak należy postępować w ramach prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Compliance będzie wskazywał normy i praktyki pożądane a eliminował te praktyki, które nie będą uczciwe oraz etyczne.
Szerokie spectrum działalności compliance odnoszące się do praktyk antykorupcyjnych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, zapobieganie mobbingowi oraz wykonywanie prawa krajowego jak i międzynarodowego można zastosować dosłownie w każdej działalności.
Jak przekonać zarząd do compliance?
Nie będzie zatem przesadą stwierdzenie, że compliance jest inwestycją długoterminową a przy odpowiednim jej wdrożeniu również aktywem wspierającym prowadzenie działalności przez dowolnego przedsiębiorcę. Dotychczas takie działania podejmowane były w zasadzie wyłącznie na rynkach finansowych, farmaceutycznych lub ubezpieczeniowych (pisaliśmy o tym tutaj).
Posiadanie nawet dobrze rozwiniętego działu prawnego, skutecznej komórki kontroli wewnętrznej stanie się niewystarczające. Konieczne będzie wprowadzenie nowej instytucji, która nazywana jest często przez managerów wyższego szczebla (zaznajomionych z tematyką zgodności) jako „stoper” (hamulcowy) biznesu.
Jednakże każdy manager wyższego szczebla, czy prezes spółki czytający prasę codzienną, dochodzi do wniosku, że o ile wprowadzenie skutecznej funkcji zgodności nie jest tanie to o wiele droższe są konsekwencje nieposiadania takiej funkcji. Kary nakładane przez regulatorów z całego świata są dotkliwe i trend w nakładaniu kar jest jeden – im więcej, tym lepiej.
Od czego zatem należy zacząć, jeśli pojęcie funkcji zgodności jest w dalszym ciągu terra incognita? W pierwszej kolejności trzeba podjąć próbę przeprowadzenia audytu w przedsiębiorstwie na każdym etapie jego działalności, albo zlecić przeprowadzenie profesjonalnego audytu wyspecjalizowanemu podmiotowi, wykorzystującemu eksperta w dziedzinie compliance. Wyniki audytu pozwolą ustalić mapę ryzyk, na podstawie której stanie się jasne, od czego należy zacząć, aby w przyszłości być gotowym na kontrolę odpowiednich służb i instytucji. Stanie się również jasne, co to jest funkcja zgodności i dlaczego właśnie ta funkcja skutecznie będzie mogła wesprzeć kadrę zarządzającą w prowadzeniu działalności zgodnie z prawem.
Jak już wskazano compliance to inwestycja długoterminowa mimo, że czasem dostosowanie działalności przedsiębiorcy do wymogów prawa może zająć kilka miesięcy, to stopa zwrotu z tej inwestycji jest niezwykle wysoka. Przekonali się o tym przedsiębiorcy na całym świecie, gdzie funkcja zgodności stała się warunkiem niezbędnym do prowadzenia działalności. Nie ma bowiem nic cenniejszego niż bezpieczeństwo własnego przedsiębiorstwa.
