W jednym z pierwszych artykułów dotyczących powiązania tematyki compliance z zapobieganiem odpowiedzialności karnej, wskazaliśmy na problem z udzieleniem jednoznacznej odpowiedzi na pytanie – co zrobić by nie dać się zaskoczyć organom ścigania?
Choć nie jesteśmy w stanie udzielić naszym klientom oraz czytelnikom uniwersalnej i kategorycznej odpowiedzi, staramy się tworzyć pewne ogólne zasady zarządzania ryzykiem w spółce, które mogą pomóc uchronić się przed odpowiedzialnością karną. Oczywiście każdorazowo, należy dostosowywać je do realiów funkcjonowania danego podmiotu, czy też – w sytuacjach kryzysowych – do zarzutów stawianych osobom zarządzającym.
Starając się jednak zwracać uwagę na problem rosnącej liczby skazań oraz orzekanych środków o charakterze izolacyjnym – tymczasowego aresztowania, względem osób popełniających przestępstwa gospodarcze, przedstawiamy kilka zasad, które mogą pomóc w rozpoczęciu budowy „systemu bezpieczeństwa”. Tzn. systemu compliance, który pozwoli z jednej strony na szybkie wykrywanie nieprawidłowości. Z drugiej natomiast wyposaży spółkę w dokumentację ułatwiającą – w razie potrzeby – kontrowanie stanowiska organów ścigania.
Skala oraz intensywność z jaką wdrożone mogą być przedstawione poniżej rozwiązania, będzie zależeć od określonego przez spółkę „apetytu na ryzyko”. Niemniej, gdy ocena ryzyka działalności nie została przygotowana przez profesjonalny podmiot zewnętrzny, zachęcamy do przyjęcia stanowiska ostrożnego i możliwie zachowawczego.
SYSTEM BEZPIECZEŃSTWA – CHECK LISTA
- Narzędzia wspomagające zapobieganiu powstawania nieprawidłowości:
– przeprowadzenie oceny ryzyka działalności spółki;
– regularne szkolenia dla pracowników;
– śledzenie wytycznych instytucji państwowych oraz międzynarodowych z zakresu prowadzonej branży;
– korzystanie z porad prawnych przy wdrażaniu nowych rozwiązań prawnych/strukturalnych w spółkach;
– katalogowanie dokumentów nie tylko pod kątem ich przeznaczenia – faktury, potwierdzenia przelewów, ale także odrębnie dla każdego danego stosunku gospodarczego – wszystkie dokumenty dotyczące współpracy ze spółką X;
- Narzędzia wspomagające wykrywanie nieprawidłowości:
– audyty;
– interpretacje przepisów;
– procedura zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów;
- Narzędzia pozwalające prowadzić skuteczną obronę:
– udokumentowanie wprowadzenia wewnętrznych procedur;
– prowadzenie dokumentacji zawierającej rekomendacje z audytów oraz interpretacji;
– otwarta postawa względem organów ścigania, udostępnianie dokumentów – nawet z własnej inicjatywy;
– szybki kontakt z prawnikiem, który zna strukturę i sposób funkcjonowania spółki;
Oczywiście większość narzędzi wymienionych w punktach 1 oraz 2, stanowi podstawę bądź też samoistny argument w kontrze do zarzutów stawianych przez organy ścigania.
Do wdrożenia i efektywnego prowadzenia powyższych działań – w większości przypadków – niezbędny będzie dział compliance. Ewentualnie – w zależności od wielkości spółki i osiąganych przez nią obrotów – wystarczy wyznaczenie pracownika, którego zakres obowiązków obejmować będzie działania z zakresu compliance.
W obu przypadkach niezwykle ważne jest dokładne i precyzyjne określenie zadań należących do danej osoby oraz zakresu jej odpowiedzialności. Jednocześnie – nie można zapomnieć o dostosowaniu obowiązków pozostałych pracowników w obrębie kontaktu i podporządkowania pracownikowi/ działowi compliance.
ZNACZENIE DZIAŁAŃ Z ZAKRESU COMPLIANCE
Prowadzenie skutecznych działań z zakresu compliance może chronić przed odpowiedzialnością karną na dwa sposoby. Istnieje wiele regulacji opierających się na pociąganiu do odpowiedzialności w związku z niedopełnieniem obowiązków, bądź wypełnieniem ich w sposób nierzetelny. Compliance pomaga skutecznie wykryć płaszczyzny działalności, w których może dojść do naruszeń i w sposób szczególny je kontrolować. Z drugiej strony – przestępstwa karne gospodarcze oparte są na ocenie zachowania szczególnego stopnia staranności i odpowiedniej ocenie ryzyka.
W związku z tym, możliwość wykazania w trakcie ewentualnego postępowania, że obowiązki ustawowe oraz sposób prowadzenia księgowości etc. wypełniono w sposób rzetelny, skrupulatny oraz kontrolowany, może pomagać w skutecznej obronie. Umożliwia tworzenie spójnej narracji o profesjonalizmie np. członków zarządu. Jednocześnie pozwala przedstawić, że jeśli doszło do naruszeń, to osoby zarządzające spółkę dołożyły wszelkich starań by tak się nie stało. Ma to natomiast znaczenie przy argumentowaniu, że ewentualne zaniedbania, nie wynikają z umyślnego działania osób zarządzających. Nie były też konsekwencją ich lekkomyślnego podejścia do prowadzonej działalności.
CZY ARESZTOWANIE ZA NIEWŁAŚCIWY COMPLIANCE W SPÓŁCE JEST MOŻLIWE?
W naszej praktyce spotkaliśmy się z przypadkami zastosowania tymczasowego aresztowania względem osób zajmujących kierownicze stanowiska w podmiotach, w których doszło do wykrycia nieprawidłowości. Były to oczywiście zaniedbania, których wystąpienie jest przez ustawodawcę penalizowane.
W jednym z przypadków – modyfikujemy oczywiście stan faktyczny – osoba zarządzająca podmiotem gospodarczym korzystającym z dotacji państwowych, została tymczasowo aresztowana. Zarzucano jej niezgodne z przepisami prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz narażenie podmiotu gospodarczego na szkodę (art. 296 kodeksu karnego), w związku z nieprawidłowym rozliczaniem środków z dotacji.
Choć sprawa zakończyła się ostatecznie sukcesem i umorzeniem postępowania, trwała ona wiele lat. Z całą pewnością prowadząc do niepotrzebnych stresów i niepokojów po stronie naszego klienta. Jednym z powodów tak długiego okresu trwania postępowania, było m.in. niedokładne prowadzenie dokumentacji oraz innowacyjne sposoby rozliczania dotacji. Nie były to oczywiście działania niezgodne z prawem. Niemniej w wyniku braku np. interpretacji podmiotu zewnętrznego wskazującej na zgodność przyjętej praktyki z przepisami, czy z istnieniem dokumentu, które wyjaśniałby sposób rozliczania środków oraz prowadzenia dokumentacji, budziły one wątpliwości po stronie organów ścigania.
Prowadzenie obrony bez odpowiedniego zabezpieczenia w postaci efektywnego działu compliance jest możliwe. Niemniej brak regulacji może – jak w opisanym przypadku – wydłużyć czas postępowania. Wymaga bowiem bardziej dokładnego i wnikliwego przeanalizowania czy praktyka przyjęta przez osoby zarządzające spółką jest prawidłowa. Co więcej – rodzi wyższe ryzyko zastosowania tymczasowego aresztowania. Na wczesnym etapie postępowania organy często nie posiadają jeszcze bardzo szczegółowych informacji na temat sposobu prowadzenia działalności. Wówczas wszelkie niestandardowe metody bez udokumentowanego i zatwierdzonego uzasadnienia, mogą być argumentem przemawiającym za próbami ukrycia przestępczej działalności.
PODSUMOWANIE
Niniejszy artykuł stanowi jedynie część informacji jakie chcielibyśmy przekazać osobom zarządzającym podmiotami gospodarczymi. Zwłaszcza odnośnie do możliwości uniknięcia stresujących kontaktów z organami ścigania. Mamy nadzieję, że kolejne artykuły dotyczące znaczenia compliance, będą zawierały pomocne wskazówki dla budowy własnego „systemu bezpieczeństwa” w spółce.
